Začínáte podnikat a najednou vám píše účetní jednoho z vašich klientů a žádá vás, ať vystavíte konečnou fakturu k zálohové faktuře. Co přesně to znamená a jaký doklad po vás chce? Vše vám vysvětlíme.
Pokud pro klienty zpracováváte dlouhodobější zakázky, nebo třeba vyrábíte zboží na míru, vyplatí se požadovat předem zálohu. Což jste udělali. Vystavili jste zálohovou fakturu a ještě před zahájením prací jste žádali uhrazení části finální ceny. Teprve jakmile vám přišla na účet záloha, začali jste pracovat.
Klient potřebuje „oficiální“ doklad
Zálohová faktura není „skutečný“ účetní doklad, je to pouze neoficiální výzva k platbě. Váš klient si tedy zálohovou fakturu nemůže dát do účetnictví. Naopak konečná faktura už oficiálním dokladem je – právě proto ji klient (ostatně i vy) potřebuje.
Příklad:
Pro klienta zpracováváte zakázku za 10 000 Kč. Před zahájením prací mu pošlete zálohovou fakturu na 4 000 Kč. Nyní máte zakázku hotovou a potřebujete fakturovat zbytek. Vystavíte tedy konečnou fakturu. Na ní bude napsáno, že fakturujete práce za 10 000 Kč. Na dokladu zároveň uvedete, že odečítáte zálohu ve výši 4 000 Kč. Takže k platbě zbývá 6 000 Kč.
Když na konečnou fakturu uvádíte odpočet zálohy, poznamenejte tam i číslo dotyčné zálohové faktury pro snadnou orientaci v dokladech.
Nulová konečná faktura
Na konečné (někdy také nazývané vyúčtovací) faktuře může být i nula. To se děje v případě, že předem požadujetejako zálohu celou částku. Taková zálohová faktura se označuje také jako proforma faktura.
Jelikož už zákazník zaplatil vše předem, v konečné faktuře tuto částku odečtete a k doplacení mu zbude 0 Kč.
Kdy vystavit konečnou fakturu k zálohové
Konečnou fakturu vystavujete typicky ve chvíli, kdy jste zakázku odevzdali zákazníkovi a účtujete mu zbytek ceny.
Pokud jste ale plátci DPH, je to trochu složitější. Jakmile vám klient zaplatí zálohu, do 15 dnů od jejího přijetí mu potřebujete vystavit:
- buď konečnou fakturu (pokud jste už zakázku dokončili),
- nebo daňový doklad k přijaté záloze (jestliže zakázka ještě není hotová).
Všechny výše zmíněné typy dokladů snadno online vystavíte ve fakturační službě iDoklad. Je to intuitivní nástroj na tvorbu faktur pro živnostníky a menší firmy. Ti nejmenší ho mohou používat zdarma. Zjistit více o iDokladu.
Zdroj obrázku: rogerphoto / stock.adobe.com
